Аутстаффинг
Аутстаффинг – это работа сотрудников IT-департамента вне компании. Ключевое различие аутстаффинга от аутсорсинга это то, что договор SLA регламентирует требования заказчика и обязанности компании-аутсорера на предоставление квалифицированных сотрудников, а не описывает перечень работ, которые будут исполняться персоналом. Чаще всего, аутстаффинг необходим тогда, когда по каким-либо причинам невозможно разработать сервисный SLA.
Вторая ситуация возникновения аутстаффинга — отказ руководства организации доукомплектовывать штат. Тогда и привлекается внешний ресурс, тем более что схема аутстаффинга быстро реализовывается и не требует глобальных трудозатрат.
Услуги, которые получает заказчик при аутстаффинге, в обязательном порядке включают оформление трудовых соглашений с привлеченными сотрудниками. Регламентируется комплекс административных процессов в соответствии с законодательством:
- составление и подписание договора;
- начисление ЗП;
- уплата отчислений и налогов.
Пункты, входящие в состав договора:
- поиск и подбор кадров;
- поиск замены сотрудника на время отпусков или больничного листа;
- оперативная замена при увольнении;
- обучение сотрудника;
- поиск дополнительных сотрудников при необходимости.
Причины использования аутстаффинга
1. Для большинства руководителей аутстаффинг является единственной реальной альтернативой расширения штата. У заказчика исчезает необходимость описывать сервис и разрабатывать сложные сервисные SLA. При этом сохранены практически все традиционные формы работы с сотрудниками.
2. Положение на рынке ИТ-специалистов, как правило, упирается в достаточно слабую работу кадровых агентств, занимающихся подбором ИТ-персонала. Аутстаффинг дает возможность руководителям компании-заказчика подключать кадровые службы IT-интеграторов или обращаться в специализированные компании, которые имеют большой качественный опыт в этой сфере.
3. В некоторых ситуациях аутстаффинг - это единственная возможность обходить ограничения в сфере управления сотрудниками, которые действуют на стороне заказчика: перечень требований к образованию, навыкам, опыту, графику.
Снижение затрат при аутстаффинге возможно благодаря следующему:
- качественный подбор персонала по заданным соотношениям цены и качества;
- перенос работы от административных служб компании на аналогичные службы компании-исполнителя.
В результате этих действий достигается экономия порядка 15-20%.
Происходит экономия на аренде ресурсов и помещений, снижается численность штатного персонала. Последнюю задачу можно решить только при расширении бюджета, из которого будет оплачиваться аутстаффинг.
В некоторых случаях крупные корпорации идут на это преднамеренно, для того чтобы продемонстрировать инвесторам и акционерам компактный штат, при этом затраты на аутстаффинг в административных отчетах проходят как расходы за предоставленные услуги.
Оперативное реагирование при изменениях объема
Этот показатель будет зависеть от конкретного случая: условия, прописанные в соглашении с компанией-исполнителем, эффективность и быстрота работы его кадровой службы. На практике незначительная потребность в предоставлении дополнительного персонала решается благодаря средствам резервного фонда сотрудников компании-исполнителя. Сокращение персонала происходит в зависимости от пунктов соглашения.
Увольнение неквалифицированного персонала
Увольнение штатного сотрудника – долгая и малоприятная процедура. Она будет связана с оформлением договоров и с необходимостью компенсационных выплат. Плюс ко всему - предстоящий долгий поиск квалифицированного специалиста. Если ситуации по быстрым заменам грамотно прописаны в соглашении с компанией-исполнителем, то вся процедура перекладывается на плечи провайдера.
Оперативная замена сотрудника
В случаях, когда весь персонал находится в штате, то в периоды отпусков или болезней, у руководителя возникают пробелы в человеческом ресурсе. Компания-исполнитель обязана предоставить организации ранее подобранного и подготовленного специалиста на замену. Если договор предусматривает почасовой расчет за отработанное время, то исполнитель максимально заинтересован в скорейшем предоставлении замены.
Аутстаффинг – время перехода
Переход на аутстаффинг – простая и быстрая операция. Требуется определиться с провайдером, определить ключевые моменты в договоре, юридически оформить соглашение и произвести подбор сотрудников, которые имеются в распоряжении провайдера.
Информационная безопасность
Основное средство по защите информации - четкая инструкция по охране информации и контроль работы сотрудников. В соглашение с компанией-исполнителем включается перечень правил, связанных с выполнением принятых в организации норм информационной безопасности. Исполнитель обязуется соблюдать конфиденциальность корпоративных данных.
Несоблюдение условий соглашения и штрафы
Чтобы избежать задержек по заработным платам, исключить отсутствие правовой документации, не допустить применения «серой» оплаты труда необходимо на первых этапах формирования договора строго прописать с исполнителем порядки контроля и планомерно их выполнять. Форма мониторинга и периодичность его проведения, нередко определяется уровнем доверия к компании-исполнителю. Решающими факторами выступают: репутация исполнителя и наличие прецедентов.
Бренд компании
Бренды исполнителя и заказчика могут, иногда оказывают влияние на качество аутстаффинга. В ряде ситуаций известная марка может сработать как дополнительный фактор для мотивации.
Обучение персонала
Обучение сотрудников при применении аутстаффинга несколько затруднено. Компания-заказчик напрямую не тратит деньги на обучение того персонала, который не находится в штатном расписании. Обучение должно проводиться по условиям принятого договора. Компания в процентном содержании от установленной ставки или в качестве единоразовых выплат может передавать исполнителю средства, которые будут потрачены на обучение персонала.
Часто, для специалиста, включенного в схему аутстаффинга, перспектива перехода в штатное расписание компании-клиента является весьма привлекательной. За этим последует стабильный социальный пакет, всевозможные бонусы, возможность карьерного роста, которую предоставляют своему персоналу крупные корпорации. Наличие данной практики - отличный стимул для качественной работы сотрудника‑аутстаффера.
У руководителя компании-заказчика существует возможность за время работы сотрудника-аутстаффера досконально изучить возможности человека, изучить его плюсы и минусы, разработать варианты дальнейшего сотрудничества с ним, как штатного специалиста и предложить ему необходимый уровень развития. По итогу клиент может получить к себе в штат подготовленного и проверенного специалиста, с полученной практикой работы и знанием спецификации предприятия. Данным образом, аутстаффинг удачно вписывается в широко известную HR‑службам практику «резерва кадров».
Переход специалиста в штат заказчика после запланированного периода времени обсуждается с компанией-исполнителем и отображается в договоре.
Привлечение специалистов на оговоренный срок
Существуют варианты, когда аутстаффинг применяется в схеме, аналогичной лизингу материальных ценностей. В ситуациях, когда реализуется инновационный проект или расширяются границы действующего бизнеса, компании может потребоваться организация проектной группы. Вследствие этого, появляется потребность найма и обеспечения персонала необходимым ресурсом для реализации базовых функций.
Время деятельности любой такой группы имеет ограничения по срокам. Официальное оформление в штатное расписание членов проектной группы в будущем приведет к неизбежной проблеме, - какие задачи ставить перед участниками группы после завершения проекта?
При этом, не смотря на существенные расширения и предложенные инновационные решения, успех проекта не может быть гарантированным по причинам, независящим от сотрудников – потеря актуальности проекта, неучтенные факторы и так далее. Существует вероятность, что при неэффективном развитии бизнеса дополнительно нанятый штат сотрудников, весь или частично, придется уволить.
Для снижения рисков, которые связаны с затратами на оборудование и прочее офисное имущество, как правило, используется схема лизинга. Схема аутстаффинга дает возможность компании минимизировать вышеуказанные риски по отношению к персоналу.
Самый простой пример – крупная организация совершает переезд.
Гибкий график
Аутстаффинг выступает помощником, когда компания выполняет относительно небольшой проект. Как правило, он связан с непостоянными нагрузками, гибким графиком работы и посменным дежурством. Неизбежно возникают специфические проблемы в сфере законодательства. Применяя схему аутстаффинга, все перечисленные проблемы переходят на компанию-исполнителя.
Простой пример данного применения – создание круглосуточной смены IT-департамента.
Аутстаффинг - идеальное решение, когда компания ставит перед собой задачу создания новых филиалов в других городах, но по каким-либо соображениям не выполняется процедура юридической регистрации нового отделения. В такой ситуации компания заключает договор с компанией-исполнителем, которая действует на территории региона, приоритетного для развития бизнеса, и ее сотрудники привлекаются для выполнения задач в филиале компании-заказчика.